오늘날의 빠른 비즈니스 환경에서 이메일을 통해 효과적으로 의사소통하는 것은 중요한 기술이 되었습니다. 고객, 동료 또는 잠재적 고용주에게 연락을 취할때 잘 다듬어진 비즈니스 이메일을 작성하는 것은 여러분에 대한 상대방의 인식에 큰 차이를 만들 수 있습니다. 다음은 효과적인 비즈니스 이메일 작성을 위한 몇 가지 팁입니다.
제목
전자 메일의 제목은 전자 메일의 내용을 정확하게 반영하고 간결해야 하며 요점을 정확히 파악해야 합니다. 이렇게 하면 수신자가 전자 메일의 내용과 전자 메일에 대한 즉각적인 주의가 필요한지 여부를 신속하게 파악할 수 있습니다. 예를 들어, 제목은 "2분기 예산 검토를 위한 회의 요청" 또는 "23년 4월 2주차 사업보고" 등으로 작성합니다.
첫 시작은 본인소개 및 받는 사람 이름을 명시
사람을 처음 만날 때 인사를 하는것과 마찬가지로 이메일에서도 인사로 시작합니다. "OOO님, 안녕하세요" 혹은 "안녕하세요. XXX의 OOO입니다."처럼 지금 보고 있는 이메일은 스팸이 아닌 비지니스 이메일이다라고 미리 얘기하는게 좋습니다.명절때에는 해당 명절을 이용한 인사말을 쓰면 조금 더 친밀함을 줄 수 있습니다.
목적
첫 번째 단락에서 간단한 자기소개를 하고 왜 이메일을 썼는지에 대해서 설명합니다. 보통 친구들과 채팅하듯이 하면 안되고 간결하고 요점을 정확히 유지해야 합니다. 예를 들어, "제 이름은 OOO이고 ABC Company의 마케팅 매니저입니다. 저는 오늘 2분기 예산 검토를 논의하기 위한 회의를 요청하기 위해 연락을 드립니다." 대화체형식의 말로 내용을 풀기보다는 필요하다면 표를 첨부하거나 리스트 형식으로 작성하면 보는 사람도 이해가 빠르고 이메일을 쓴 목적 파악이 훨씬 용이합니다.
짧은 단락으로 메일을 작성합니다.
전자 메일을 명확한 제목과 짧은 단락으로 나누면 수신자가 더 쉽게 읽고 이해할 수 있습니다. 이것은 또한 중요한 요점이나 요청에 주의를 끄는 데 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, "백그라운드", "요청" 및 "다음 단계"와 같은 제목을 사용하여 전자 메일을 구성할 수 있습니다.
내용
횡설수설하거나 복잡한 언어를 사용하지 않도록 합니다. 특히 채팅 용어나 문장의 마지막에 "ㅎㅎ", "ㅋㅋ"와 같은 표현을 사용하면 절대로 안됩니다. 상대방으로 하여금 작성자에 대한 안좋은 인식이 생기기 때문입니다. 명확하게 그리고 당신의 메시지의 요점을 말해야 합니다. 이것은 사용자가 수신자의 시간을 존중하고 의사소통의 목적에 초점을 맞추고 있음을 보여줍니다. 예를 들어, "우리 마케팅 부서의 2분기 예산을 검토하기 위해 당신과 당신의 팀과의 미팅을 요청합니다. 귀사와 논의하고 싶은 몇 가지 잠재적인 비용 절감 방안을 확인했습니다."와 같이 작성해야 합니다.
명확한 일정을 얘기해야 합니다.
미팅을 요청하거나 응답을 요청하는 등 명확한 Call-to-Action으로 전자 메일을 종료합니다. 이렇게 하면 무엇을 요구하고 있으며 다음 단계가 무엇인지 명확하게 알 수 있습니다. 예를 들어, "다음 주 화요일 오전 10시에 만나 2분기 예산 검토에 대해 논의할 수 있는지 알려주십시오. 곧 연락을 기다리겠습니다." 또는 " 차주 금요일(2023년 4월 14일) 오후 2시에 찾아뵈려고 하는데 가능 여부 확인 요청 드립니다" 와 같이 작성합니다.
메일 하단에 연락처 정보(서명)을 작성해야 합니다.
전자 메일 서명에 이름, 제목 및 연락처 정보를 포함합니다. 이렇게 하면 수신자가 필요할 경우 쉽게 연락할 수 있습니다. 요즘 이메일을 보면 서명이 없어 연락을 하지 못하고 회신을 할 경우에도 직책을 알 수가 없어 받은 이름 그대로 "OOO님"등으로 표시할 때가 많습니다. 또한 급한 업무의 경우는 전화로 해결해야 하는 경우가 있거나 메일로 쓰기 애매한 내용전달을 위해서도 연락처와 직급을 표시하는게 반드시 필요합니다.
메일 내용에 대한 맞춤법을 검사합니다.
보내기 전에 항상 전자 메일의 문법 및 철자 오류를 교정합니다. 이것은 여러분이 세부적인 것을 지향하고 의사소통을 진지하게 생각한다는 것을 보여줍니다. 예를 들어, 수신인 이름의 올바른 철자를 사용했는지 두 번 확인하면 좋은 인상을 줄 수 있습니다. 이러한 팁을 따르고 예제를 제공함으로써 수신자에게 긍정적인 인상을 주고 커뮤니케이션 목표를 달성하는 데 도움이 되는 효과적인 비즈니스 이메일을 작성할 수 있습니다.
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